Hva må gjøres for å organisere en ekskursjon?
Bestem deg for at det skal bli tur og lag en komité. Vanligvis må du praktisk talt tvinge folk til å bli med, trøst de du tvinger med at det faktisk ikke er så mye arbeid, og at det er veldig bra for klassemiljøet.
Dette er egentlig helt opp til dere å bestemme. Men kan være en fordel å ta kontakt med instituttet for å høre hvor de har kontakter, slik at det blir lettere å skaffe bedriftsbesøk. Ta kontakt med Sindre Guttorm, som for tiden er kontorsjef på IDI. Vi drar til Japan, som har vært tradisjonen de siste årene. Før har de vært en del år på rad i Malaysia. Silicon Vally, Bejing og Barcelona har også vært reisemål.
Dere må så arrangere en avstemning i klassen over de aktuelle reisemålene dere har funnet frem til. Viktig at dere får med klassen slik at folk vil være med på tur. Vi gjorde dette med å bruke en poll på hjemmesiden hvor hele klassen fikk tilsendt brukernavn og passord.
For nøkler til xcom-kontoret, nede i hjørnet under rose, ta kontakt med Norun Brembo. Norun er en av de mest hjelpsomme personene på instituttet og kan være en stor hjelp for dere, vær snill med henne!
For webside og mailinglister ta kontakt med useradm@idi.ntnu.no. Ettersom vi startet tidlig lagde vi det meste av websystemet selv, mens komiteer andre år har overtatt det til året før. Ta kontakt hvis dere vil låne deler av vårt. Uansett anbefaler vi å se på websidene til tidligere år, de finnes lett med google.
ITdagene er deres største mulighet til å tjene penger til ekskursjonen. ITdagene er et samarbeidsprosjekt med xcom-komtek, og utbyttet deles likt på alle ekskursjonsdeltakere fra data og komtek. Mer info om denne fra Itdagene selv på infomøte den 18.01.10.
Reiseselskapet kan være en verdifull ressurs til hele ekskursjonen. Vi brukte Bente Lager Lien i Ticket Moss (69 20 96 32) som vår kontakt. Hun ga oss ekstremt god service, og hjalp oss med fly, hotell og busser i Japan. Hun hadde flere ekskursjonsgrupper fra NTNU vårt år, så hun vet godt hva som skal til.
Ta kontakt med reieselskapet så snart dere har et reisemål for å få billigst mulig flybilletter. Tradisjonelt er uken før påske satt av til ekskursjon.
Vi har gitt deltakerne mulighet til enten lang eller kort tur. Den korte tar bare for seg den offisielle ekskursjonsdelen, og varer 9 dager. Den lange er i Japan 18 dager hvorav de siste 9 blir en slags ferie. I den siste delen kan deltakerne velge om de vil følge et fast opplegg i Kyoto&Tokyo, Okinawa eller stå helt fritt selv.
IDI utnevner en person til å være med på turen. Hallvard Trætteberg blir med oss. Denne reiselederen hjelper til med å fikse booking av bedriftsbesøk og slikt, så lenge dere drar til et sted IDI vil. Men vi opplevde at vi også måtte skaffe en god del av bedriftene selv. Reiselederen vil få hele turen betalt fra IDI, men vil sikkert bo på samme hotell og ta samme fly som dere. Koordiner derfor med denne personen. Uken som blir brukt til ekskursjon skal for øvrig være fritatt for undervisning (i og med at det er en faglig ekskursjon), dette vil også faglig ansvarlig ta seg av vha. mail til fagene dere har.
Vi samlet inn et depositum i august (for å holde flyseter), og kjører hovedinnbetaling i januar. Siden pengene fra itdagene blir utbetalt i ettertid må hver ekskursjonsdeltaker legge ut for turen av egne penger.
Vi hadde hovedsakelig 4 inntektskilder: Penger fra fakultetet. IME betaler hvert hode 1200 kr i støtte til ekskursjon, disse kan utbetales så snart dere har laget en plan og fått den godkjent. Birgit Moan, fjerde etasje i Gamle Fysikk, er ekskursjonsansvarlig fra IME. Ellers mer informasjon her: http://www.ime.ntnu.no/studier/ekskursjon ITdagen, som nevnt tidligere, er hovedinntektskilden. Viktig å jobbe med den.
Sponsing. Bedrifter kan være interessert i å sponse ekskursjonen, en god måte for de å profilere seg for dere. Vi ble sponset av NSA og DNV. Vær kreative!
Vi har begynt å skrive et kompendium i C++ tiltenkt faget TDT4102. Insituttet betaler trykking og vi satser på å fa en sponsor i tillegg. Dere vil få overlevert kompendiet i digital form i tillegg til eventuelle kompendier vi har til overs. Ekskursjoner til andre siden av kloden kan kjapt bli dyrt, vær kreative og få ekskursjonen billigst mulig slik at flest mulig kan være med.
XCOM datateknikk er en registrert organisasjon i Brønnøysundregisteret, her følger det også med en konto slik at en enkeltperson slipper å stå ansvarlig. Det trengs underskrifter fra tre styremedlemmer i begge styrene når neste XCOM skal overta denne.
Dere må kanskje ta vaksiner for landet dere skal til, undersøk dette i god tid. Undersøk også om dere trenger visum.
Er hovedgrunnen til å dra på ekskursjon, man kunne dratt til Oslo og besøkt bedrifter, men man utnytter gjerne denne muligheten til å dra litt lengre. Når dere er i et annet land på ekskursjon, og på bedriftsbesøk representerer dere IDI og NTNU, dere må derfor oppføre dere bra. Dette inkluderer å være høflige, interesserte og kle seg pent. I utlandet er de ofte mer bevisst på klær, vanlig bedriftsbesøkantrekk kan da være pen bukse (ikke dongeri) og skjorte for gutter.
Det er også viktig å presisere for ekskursjonsdeltakere at bedrifsbesøkene ikke er frivillig, og man kan ikke møte opp i bakrus. Det er ikke bra for IDI og NTNUs renommé i utlandet hvis ingen kommer fordi alle er fyllesyke. Bedriftene er også veldig veldig glade i å få spørsmål, det bør være forstått blant ekskursjonsdeltakerne at man skal stille spørsmål og være interessert. Gode insentiver for at alle kommer seg på bedriftsbesøkene og oppfører seg er at ellers vil de bli trukket i refunderingspenger. Kanskje noe á la 1000 kr mindre utbetalt for hvert besøk man mister.
Dere bør også ha en symbolsk gave dere kan gi til bedriften (gjerne representert ved kontaktpersonen deres). Det er mulig å få tak i NTNU vimpler, eller man kan gi artifakter fra norsk kultur i tillegg til at alle er glad i norsk sjokolade.
Skaff informasjon om landet og presenter dette til ekskursjonsdeltakerne. Opplys om alt dere ikke vil at folk skal gjøre i landet. For eksempel i Malaysia var det dødsstraff mot å smugle narkotika, de som dro dit ba derfor deres deltakere om å ikke smugle narkotika.
Ta kontakt med mikelsen (ætt) stud (dot) ntnu (dot) no (Stian Mikelsen, leder), eller med xcom10styret (ætt) idi.ntnu.no
habii
2 Years Ago
0 comments
